Vastauksia Tracon X -palautteeseen

Tracon X on takana, ja me tapahtuman järjestäjät olemme läpikäyneet saatuja lukuisia kävijäpalautteita, joita tätä kirjoittaessa on saatu 551 kappaletta. Jokainen palautteessa annettu kehu ja moite sekä muut terveiset on luettu läpi.

Pahoittelemme nyt, että tapahtumassa aivan kaikki ei mennyt putkeen – tai pitäisi kai sanoa, että putkessa pysähdyttiin kielloista huolimatta! Haluammekin nyt kommentoida joitakin palautteissa useasti esille nousseita asioita.

Rannekevaihdon ja paikkalippujen jonot

Tämä on selkeästi eniten mielipahaa aiheuttanut asia. Tänä vuonna päädyimme ratkaisuun, jossa nettikaupasta tilattuja lippuja ei postiteta lainkaan, vaan liput vaihdettiin rannekkeeseen tulostettua tai kännykästä näytettävää e-lippua vastaan tapahtumapaikalle saavuttaessa. Tärkein syy postittamisesta luopumiseen oli postissa rikkoutuneiden ja kadonneiden rannekkeiden suuri osuus (n. 10%).

Itse rannekkeen vaihtoprosessi on hyvin nopea, mutta vaihtopisteelle jonottamisessa tuli jonkin verran sekaannuksia, kun ihmiset eivät heti löytäneet ahtaassa lipputeltassa vapaalle tiskille. Tässä järjestyksenvalvojat koettivat opastaa parhaansa mukaan. Olemme pahoillamme, mikäli ohjeita on välillä annettu kovaäänisesti töykeältä vaikuttavalla tavalla.

Lisäksi aikaa kului odotettua enemmän kännykästä näytettävien lippujen kanssa. Näitä jouduttiin usein zoomailemaan, jotta viivakoodi saatiin luettua. Lupaamme ottaa virheistä opiksemme. Ensi vuodelle rannekevaihtoa selkeytetään ja parannetaan monin tavoin.

Paikkalippujen jako oli suunniteltu alkamaan klo 12:00, mihin mennessä oletimme rannekevaihtojonon jo loppuneen. Paikkalippujen jakoa odottavaa jonoa alkoi kuitenkin syntyä jo huomattavasti aikaisemmin, osin siitä syystä, että jakoaikaa ei oltu valitettavasti tiedotettu riittävästi, ja osin ihmisten jonottaessa "varmuuden vuoksi". Samaan aikaan rannekevaihdossa riitti jonoa vielä noin puoli yhteen asti. Yksi syy tähän oli epäselvyys erillisistä paikkalippu- ja rannekejonoista.

Pitkä jono siis muodostui ympäri puistoa jo siinä kohtaa, kun paikkalippujen jako ei vielä ollut edes alkanut. Tämä osaltaan saattoi aiheuttaa ajatuksia kuten "pitää äkkiä mennä jonoon, ennen kuin se on vielä pidempi". Jälkikäteen nähtynä ongelmat olisi voitu välttää monin tavoin, kuten aloittamalla paikkalippujen jako jo heti aamusta ja sijoittamalla jakopiste muualle kuin lipunvaihtopisteelle.

Paikkalippuongelmat lupaamme ratkaista parhaalla mahdollisella tavalla ensi vuodelle.

Iltabileiden aikataulu ja kulku Klubille

Tracon X:n iltabileet pidettiin ensimmäistä kertaa Pakkahuoneella. Sen yhteydessä oleva Klubi sen sijaan oli meille entuudestaan tuttu, sillä vuoden 2010 Tracon V:n K-18-iltabileet pidettiin Klubilla.

Tiedottamamme iltabileiden loppumisaika oli eri kuin Pakkahuoneen henkilökunnalle ilmoitettu loppumisaika, jonka seurauksena Pakkahuone tyhjennettiin luultua aiemmin heti puolilta öin. Klubin puolen oli ennen meitä ehtinyt varata ulkopuolinen DJ-artisti klo 00–04, joten emme saaneet Klubin puolta vain Traconin kävijöiden käyttöön koko illaksi. Klubin ja Pakkahuoneen välisestä liikkumisesta oli myös jäänyt hieman eri käsitys meille ja tilojen henkilökunnalle. Pahoittelemme omalta osaltamme asiaa ja pyrimme jatkossa huolehtimaan paremmin siitä, että käyttämiemme tilojen kanssa sovitut aikataulut ja käytännöt ovat selvät molemmin puolin.

Vesipisteet, vessojen siisteys ja muut pienemmät epäkohdat

Jokavuotinen harmistuksen aihe ovat tyhjät vesipisteet. Näissä on usein ollut kuitenkin huonoa tuuria kohdalla, sillä vesipisteitä täytettiin kyllä jatkuvasti, mutta todennäköisesti juuri sillä hetkellä, kun kävijä on osunut kohdalle, vesipartio on ollut matkalla. Tarkastamme kuitenkin vesipartioiden riittävyyden ensi vuodelle.

WC-tilojen siivouksesta puolestaan vastasivat talon ammattisiivoajat, joita tiloissa kyllä kiersi koko ajan. Lisäksi yleisvänkärit avustivat pahimpien sotkujen osalta. Pyrimme jatkossa varustamaan lisää omaa työvoimaamme auttamaan puhtaanapidossa. 

Talvipuutarhan käyttö ohjelmatilana oli ratkaisu, jonka tiesimme jo etukäteen ongelmalliseksi. Taustasyynä oli kuitenkin kirpputorin ruuhkien korjaaminen, mikä oli viime vuoden suurin yksittäinen ongelma. Kun kirpputori valtasi Rondon, siirtyivät roolipelit Sopraanoon luoden samalla ensimmäistä kertaa kunnollisen yhtenäisen pelialueen. Ohjelmasalitila kuitenkin väheni, ja tätä yritettiin korjata Talvipuutarhan avolavalla, jonne tilapuutteiden vuoksi jouduimme sijoittamaan perinteistä puheohjelmaa. Ensi talvena Tampere-talossa tehdään tilalaajennuksia, joiden myötä saamme kokonaan uusia ohjelmasaleja käyttöön, joten tilanteen pitäisi helpottua.

Joka vuosi jotakin uutta

Tracon järjestetään vain kerran vuodessa, joten vaikka joku järjestäjä tai työntekijä olisikin ollut aiemminkin mukana, aina on asioita kerrattavana ja osin myös uudelleen opeteltavana. Toivomme siis kävijöiltäkin ymmärrystä työvoimaa kohtaan: lähes kaikilla on ensimmäinen työpäivä uudessa hommassa menossa. Olemme kuitenkin jo suunnitelleet useita tapoja, miten opastusta ja koulutusta saataisiin parannettua ja toivomme, että tämä näkyy tulevissa tapahtumissa.

Tapahtuman järjestäjäjoukossa eli coniteassa tapahtuu myös joka vuosi henkilövaihdoksia. Tämä luo meille, kuten mille tahansa organisaatiolle, haasteen siirtää opittua tietoa aina seuraaville ja pitää huolta siitä, että hyvät käytännöt säilytetään ja huonot korjataan. Yksi tapa tähän on ottaa mukaan uusia tekijöitä vanhojen rinnalle, mikä selittää conitean suuren koon. 

Olemme erittäin kiitollisia kaikille kävijöillemme – emme vähiten niille, jotka ovat jaksaneet käydä jokaisessa kymmenessä Traconissa. Conin jälkeen kävijöiltä saatu palaute on meille, niin yksittäisille järjestäjille kuin Traconille organisaationakin, paras tapa oppia, missä olemme menneet pieleen ja mitä pitäisi jatkossa tehdä paremmin – mutta myös kuulla, mitä te kävijät haluatte Traconin jatkossa olevan.